Membuat Surat Masal (Mail Merge)

Assalamualaikum sahabat bloger....! Kali ini saya akan coba berbagi cara tentang membuat surat masal atau mail merge di kingsoft office writer. Bagi anda yang sudah pernah membuat mail merge di aplikasi microsoft office word saya pikir ini bukanlah hal yang susah. Tapi bagi yang belum pernah sama sekali, anda bisa membaca dan mempraktekkan apa yang ada dalam artikel sederhana ini.  Oh ya sobat...! Sebelum dilanjutkan saya perlu menjelaskan sedikit bahwa yang dimaksud surat masal di sini adalah ketika anda hendak menulis surat yang sama ke banyak tujuan (mungkin puluhan, ratusan atau mungkin ribuan orang), maka anda tidak perlu membuat surat sebanyak orang tersebut. Tapi anda cukup buat satu surat, kemudian alamat yang ditujunya saja yang bisa gonta ganti saat anda hendak ngeprint atau mencetak surat. Untuk dapat membuat hal seperti ini kita bisa menggunakan fasilitas mail merge yang ada pada aplikasi perkantoran kingsoft office writer. Untuk diketahui juga fasilitas ini tidak hanya bisa digunakan untuk menulis surat masal saja tapi kita dapat juga menggunakannya untuk hal - hal lain yang bersifat masal seperti ijazah, sertifikat dan lain - lain.

Berikut ini adalah langkah - langkah yang dapat kita lakukan untuk membuat surat masal pada aplikasi kingsoft office writer.

1. Buatlah dokumen utamanya (dalam hal ini kita contohkan surat karena judulnya surat masal tapi kalau anda membuat sertifikat atau ijazah berarti dokumen utamanya adalah sertifikat atau ijazah)
   
2. Buat tabel sumber data atau alamat tujuan surat dengan menggunakan spreadshet (kalau pada microsoft office bisa juga menggunakan acces). lihat cara membuat surat masal dengan microsoft word.
   
3. Letakkan Kursor di tempat yang diinginkan. Dalam contoh ini kita letakkan setelah Kepada yth. Kemudian klik menu references seperti terlihat pada gambar.
   
4. Klik sub menu mail merge sehingga muncul gambar berikut.
   
5. Klik open data source sehingga muncul tampilan berikut.
   
6. Pilih kembali open data source sehingga muncul tampilan berikut.
   
7. Cari file data sumber (alamat tujuan surat yang sudah dibuat) kemudian pilih open sehingga muncul tampilan berikut.
   
8. Pilih sheet 1 kemudian ok.
   
9. Pilih mail merge recipient sehingga muncul tampilan berikut.
   
10. Ceklis siapa saja yang hendak dikirimi surat kemudian pilih ok.
    
11. Klik insert merge field untuk memasukkan field mana saja yang akan dimasukkan dalam surat masal.
    
12. Pilih field yang ingin ditampilkan dengan menekan tombol insert ( disini kita contohkan mulai dari f1 sampai f5 (field 1 sampai 5). 
    
13. Kemudian pilih close sehingga tampil gambar berikut.
    
14. Atur jarak field (f1 sampai f5) dengan mengunakan tombol spasi atau enter sehingga menjadi seperti berikut.
    
15. Klik submenu view merged data sehingga tampil gambar berikut.
    
16. Sekarang tinggal anda klik next untuk melihat surat ke setiap alamat tujuan anda.
    

Selanjutnya anda tinggal mencetak surat tersebut sambil menekan tombol next untuk menganti tujuan surat. Demikian sahabat bloger penjelasan dari saya semoga ada manfaatnya.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: